G Suite แก้ปัญหา สำหรับการทำงานในภาคธุรกิจและหน่วยงานองค์กรได้อย่างไรบ้าง
เนื่องจากการทำธุรกิจบนโลนออนไลน์ หรือใช้โลกออนไลน์และโซเชียลเป็นช่องทางขยายโอกาสทางธุรกิจและการตลาดถือว่าเป็นกระแสใหม่ของโลกในทศวรรษนี้ ซึ่งจากการพัฒนาในด้านโซเชียลต่างๆและแอพพลิเคชั่นต่างๆ ก็ทำให้การทำธุรกิจผ่านโลกออนไลน์สะดวกรวดเร็วและเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายของลูกค้าในธุรกิจนั้นๆได้ง่ายขึ้นมาก
แต่แม้ว่าการติดต่อสื่อสารและรับส่งข้อมูลต่างๆจะสะดวกขึ้นเพราะสามารถใช้โซเชียลเข้าช่วยได้แค่ไหน การใช้อีเมล์ในการส่งข้อมูลก็ยังมีความสำคัญอย่างมากอยู่ ยิ่งโดยเฉพาะการทำธุรกิจหรือการติดต่อภายในหน่วยงานต่างๆ ซึ่งมีความเป็นทางการและต้องการตรวจสอบย้อนหลัง ยืนยันข้อมูล และแบ็กอัพได้ ก็ยิ่งจำเป็นมากขึ้นในยุคที่การติดต่อสื่อสารไม่เพียงแค่ต้องการความรวดเร็วเท่านั้น แต่ยังต้องโปร่งใส ตรวจสอบได้ และมีความปลอดภัย เสถียรด้วย
ดังนั้นการใช้อีเมล์จึงยังมีความจำเป็นมาก โดยจะเป็นการใช้งานแบบควบคู่ไปกับการติดต่อสื่อสารลูกค้าด้วยการใช้โซเชียลมีเดียไปด้วย เช่นใช้ผ่าน Line หรือ Facebook Messenger ซึ่งทุกวันนี้ก็ได้รับความนิยมและเป็นที่ยอมรับสำหรับการใช้งานภายในองค์กรและทีมงานในบริษัทมากขึ้น
อย่างไรก็ตาม เพื่อที่จะตอบโจทย์สำหรับการแก้ปัญหาและข้อจำกัดหลายๆอย่างที่เคยมีในการติดต่อสื่อสารขององค์กรธุรกิจ ทางบริษัท Google จึงได้พัฒนาบริการ G Suite ขึ้นมา เพื่อให้เป็นระบบสำหรับอีเมล์เพื่อใช้งานในธุรกิจและองค์กรโดยเฉพาะ ซึ่งจะสามารถแก้ปัญหาที่เคยมีมาสำหรับอีเมล์ฟรี อย่างเช่น Gmail และ Hotmail ที่เคยใช้กันแพร่หลายได้
ซึ่งทางบริษัทเองก็เป็นผู้ให้บริการสำหรับ G Suite เพื่อช่วยเหลือและแก้ปัญหาการทำงานให้กับลูกค้าขององค์กรและหน่วยงานทางธุรกิจต่างๆเช่นกัน
ทางเราจึงได้สรุปประโยชน์และข้อดีทั้ง 12 ข้อ ว่าทำไมจึงควรย้ายจากการใช้อีเมล์ฟรีอย่างเช่น Gmail ไปเป็นการใช้งาน G Suite แทนที่ และ G Suite แก้ปัญหา การทำงานภายในองค์กรและธุรกิจของเราได้อย่างไรบ้าง
1.มีความเป็นเจ้าของสำหรับบัญชีอีเมล์ (E-mail Account)
อาจจะโดนมองว่าเป็นเรื่องของ อารมณ์ความรู้สึก แต่ที่จริงแล้วในทางธุรกิจและการทำงานระดับองค์กร การที่เป็นเราจะเป็นเจ้าของในทุกบัญชีอีเมล์ถือเป็นเรื่องสำคัญสูงสุดอันดับต้นๆเลยครับ
เพราะอะไร นั่นเพราะว่า E-mail account ที่พนักงานหรือเจ้าหน้าที่ใช้งานนั้น ควรจะเป็นของหน่วยงานหรือบริษัทเอง ไม่ใช่ของส่วนตัวของพนักงาน เพราะถ้าหากมีการเปลี่ยนแปลง โยกย้าย ลาออก หรือเกิดเหตุทุจริต เกิดปัญหาข้อมูลรั่วไหล ต้องการตรวจสอบ การที่บริษัทและหน่วยงานเป็นเจ้าของบัญชีอีเมล์ทั้งหมดเองนั้น ก็จะช่วยให้สามารถตรวจสอบข้อมูลในอีเมล์ทั้งหมดนั้นได้ ข้อมูลต่างๆจะยังคงอยู่ในบริษัท เพียงแค่เจ้าหน้าที่หรือ Admin ผู้ดูแลระบบเปลี่ยนแปลงรหัสผ่าน หรือ ทำการโอนความเป็นเจ้าของบัญชี Account เหล่านั้นไปให้กับผู้ที่ต้องรับหน้าที่แทน ซึ่งก็สามารถทำได้อย่างสะดวก รวดเร็ว
จะเห็นว่า เพียงเท่านี้ก็สามารถป้องกันและแก้ปัญหาการโยกย้ายถ่ายเทงานหรือปัญหาข้อมูลจำนวนมากรั่วไหลออกไปได้ แล้วก็ไม่ต้องกังวลว่า ถ้าพนักงานลาออกหรือย้ายไปอยู่กับบริษัทอื่นๆ เขาจะนำข้อมูลออกไปด้วยหรือไม่ หรือหากเกิดเหตุนั้นจริงๆ เราก็สามารถตรวจสอบเพื่อดำเนินคดีความได้เช่นกัน
2.มีพื้นที่เก็บข้อมูลให้แบบไม่จำกัด
โดยพื้นฐานของการใช้อีเมล์ฟรี เช่น Gmail ก็จะได้พื้นที่เก็บข้อมูลที่จำกัด ในกรณีของ Gmail จะได้เพียง 15 GB อันที่จริงแล้วปริมาณที่ให้มานี้ก็ถือว่าพอเหมาะสำหรับคนทั่วไปที่ไม่ใช่เจ้าของกิจการ หรือทำธุรกิจส่วนตัว
แต่ในกรณีที่คุณเป็นเจ้าของกิจการ หรือทำธุรกิจทางออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นขายของทางออนไลน์ หรืออาชีพเสริมที่ต้องเกี่ยวข้องกับการรับส่งข้อมูลจำนวนมาก มักพบว่า 15GB แทบจะไม่เพียงพอเลยครับ ถ้าเป็นรูปของบริษัทยิ่งไม่ต้องพูดถึงเลย
ดังนั้นบริษัทหรือองค์กรถ้าเปลี่ยนจากอีเมล์ฟรีมาใช้ G Suite ก็จะทำให้ในแต่ละ Account สามารถได้รับพื้นที่ใช้งานในขั้นเริ่มต้นอย่างน้อย 30 GB และสามารถอัพเกรดไปถึงขั้นไม่มีจำกัด Unlimited ตามแต่กับแพ็คเก็จหรือตามแต่เวอร์ชั่นที่เลือกใช้งานครับ
3.สิทธิในการเป็นเจ้าของไฟล์งาน
เนื่องจากไฟล์งานเอกสารเช่น Google Docs, Sheets, Slides และอื่นๆ ที่เจ้าหน้าที่หรือพนักงานสร้างขึ้นสำหรับใช้ทำงานภายใต้ G Suite account ความจริงแล้วสิทธิในการเป็นเจ้าของไฟล์ก็ควรจะเป็นบริษัทหรือหน่วยงานนั้นๆเอง
กรณีนี้ ทางหน่วยงานหรือบริษัทอาจจะมีการออกกฎระเบียบเพิ่มเติม เพื่อให้ทำการเก็บข้อมูลงานทั้งหมดขึ้นบน Google Drive เพื่อที่เอกสารนั้นๆจะได้ไม่เกิดกรณีสูญหายและมีการตรวจสอบการอัพเดทได้ตลอดเวลา อีกทั้งหากมีผู้ที่ใช้งานด้วยเครื่องส่วนตัวก็ควรจะให้ส่งไฟล์ Backup ขึ้นไปเก็บไว้บน Google Drive ด้วยเช่นกัน
4.สามารถแชร์งานได้สะดวก และง่ายต่อการทำงานมากกว่าหนึ่งคน
รูปแบบแชร์งานเอกสารต่างๆ เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่นิยมใช้งานกันมากโดยเฉพาะภายในองค์กรที่ต้องอาศัยคนมากกว่าหนึ่งคนในการทำงานร่วมกันต่อเอกสารชุดนั้น ซึ่งทาง G Suite ได้ออกแบบระบบการแชร์เอกสารผ่านทาง G Suite account ได้อย่างสะดวก และใช้งานง่าย แล้วยังสามารถกำหนดขอบเขตใช้งานได้ด้วยว่า ต้องการให้เข้ามาอ่านเพียงอย่างเดียว หรือสามารถแก้ไขชิ้นงานนั้นได้
ตัวอย่างเช่น ถ้าเราต้องการแชร์เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการอัพเดทข่าวสารของบริษัทให้พนักงานทุกคนสามารถเปิดเข้ามาอ่านได้เพียงอย่างเดียว เราสามารถทำได้ด้วยการเข้าไปใส่ชื่อกลุ่มอีเมล์ที่เจาะจงและเลือกที่จะละกำหนดสิทธิให้สามารถอ่านได้อย่างเดียว
หรือกรณีเป็นเอกสารที่ต้องมีคนเข้ามาทำงานมากกว่าหนึ่งคน เพื่ออัพเดทข้อมูลอยู่ตลอด ก็สามารถเลือกแชร์แล้วเปิดให้ใช้งานได้ทันที ทุกคนที่ได้รับอนุมัติก็สามารถเข้ามาแก้ไขข้อมูลหรืออัพเดทได้ตามสะดวก ไม่ต้องคอยรับส่งไฟล์ทางอีเมล์กันให้วุ่นวายแต่อย่างใด
5.สร้างอีเมล์แบบกลุ่ม เพื่อส่งไปตามแผนกหรือหน่วยงานที่ต้องการได้
เราสามารถที่จะส่งอีเมล์พาพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ได้หลายคน โดยไม่ต้องมานั่งใส่ชื่อของแต่ละคน ซึ่งจะเสียเวลามาก ยิ่งโดยเฉพาะหากต้องการส่งให้ทีมงานที่มีสมาชิกหน้าเดิมในการทำงานนั้นๆแล้วมากกว่า 7-10 คนขึ้นไป
ดังนั้น G Suite จึงออกแบบการทำงานที่ตอบโจทย์ในส่วนนี้ คือสามารถที่จะสร้างอีเมล์แบบเป็นกลุ่มตามที่แอดมินต้องการแล้วกำหนดเข้าในทีมหรือแผนกนั้นๆได้เลย ตัวอย่างเช่น ต้องการส่งอีเมล์ถึงทุกคนภายในทีมขายหรือทีม Sale เริ่มแรกก็เพียงแค่สร้างอีเมล์กลุ่มที่ชื่อเดียวกัน แล้วกำหนดว่าจะมีใครในทีม Sale จะอยู่ในกลุ่มนี้บ้าง เพียงเท่านั้นเราก็สามารถนำรายชื่อพนักงานในทีมการขายทั้งหมดอยู่ในกลุ่มนี้แล้วคอยส่งอีเมล์หาได้ในคราวเดียวแล้ว
กรณีนี้ เรายังสามารถใช้ร่วมกับระบบให้บริการลูกค้า ด้วยการผูกรวมอีเมล์ของลูกค้าแล้วใช้ด้วยกันได้ด้วย ซึ่งทางบริษัทก็สามารถใช้ได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และสร้างเพิ่มได้ตามต้องการ ทำให้การรับส่งข้อมูลทางอีเมล์มีความสะดวกด้วยการกดเพียงไม่กี่คลิก และไม่ต้องวุ่นวายจำชื่ออีเมล์หรือจำว่ามีใครบ้างที่เราต้องส่งข้อมูลให้ในทีมนั้นๆ
6.เพิ่มความน่าเชื่อถือและส่งเสริมภาพลักษณ์ขององค์กรหรือบริษัท
อาจจะไม่ได้เป็นเรื่องที่สามารถวัดได้ในเชิงประจักษ์ แต่มันแสดงถึงความเป็นมืออาชีพขององค์กรหรือบริษัทในการมีอีเมล์เป็นของตนเอง และยังสามารถส่งเสริมภาพลักษณ์ ไปจนถึงการเปลี่ยนแปลงโลโก้ของอีเมล์ได้ตามที่ต้องการอีกด้วย
7.เพิ่มความปลอดภัยด้วย 2-Step Verification
การเข้าถึงรหัสผ่านข้อมูลในทุกวันนี้มีการแก้ทางและการโจมตีที่รุนแรงมากขึ้น ระบบการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลจึงไม่อาจใช้รหัสผ่านเพียงอย่างเดียวได้อีกต่อไป โดยเฉพาะข้อมูลสำคัญภายในหน่วยงานนั้นๆ
เพื่อแก้ปัญหานี้ ทาง Google ได้เพิ่มความปลอดภัยให้กับผู้ใช้งานของ G Suite อีกชั้นหนึ่ง ซึ่งเรียกว่า 2-Step Verification
นั่นคือ ผู้ที่ล่วงรู้รหัสของเรา ก็ยังไม่สามารถเข้าถึงบัญชีหรือเจาะเข้ามาได้ง่ายๆ เพราะก่อนที่จะเข้าใช้งาน นอกจากที่จะต้องใส่รหัสผ่านแล้ว ทางผู้ใช้งานก็ต้องใส่ข้อมูลเพิ่มเติมบางอย่างเช่น รหัสเลข 6 หลัก ที่ถูกส่งมาให้ทาง SMS บนมือถือ หรืออาจเลือกใช้แอพที่สร้างเลขรหัสนี้แล้วติดตั้งไว้บนมือถือก็ยังได้
8.ทำให้ Video Conference กลายเป็นเรื่องง่าย
รูปแบบการประชุมออนไลน์ที่ดึงผู้เข้าร่วมประชุมหลายคนมาในระบบ Video เริ่มมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ เพราะเวลานี้ผู้คนมีความจำเป็นที่จะต้องสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ และกระบวนการบางอย่างต้องอาศัยการตัดสินใจร่วมกันของหลายคน หรือต้องการลงมติ หรือขอคำยืนยันและคำอนุญาตที่ชัดเจน ดังนั้นเครื่องมือประชุมออนไลน์ของ Google ที่ได้ออกแบบอุปกรณ์ชื่อ Chrome devices for meetings จึงสามารถผู้เข้าร่วมประชุมทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นเจ้าหน้าที่ พนักงาน ลูกค้า เพียงแค่คลิกเท่านั้น
นอกจากนี้ ยังสามารถติดตั้งและผูกเข้ากับ Google Calendar ซึ่งเป็นฟังก์ชั่นหนึ่งของ G Suite ซึ่งทำให้เราสามารถนัดหมายเพื่อเปิดประชุม Video Conference ได้อย่างง่ายดาย
9.สร้างชื่ออีเมล์ย่อยเพิ่มเติมได้ตามความต้องการ และเหมาะกับลูกค้า
ในทุกบัญชีของ G Suite ซึ่งออกมาให้กับพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ในแผนกนั้น ยังมีสามารถสร้างชื่อย่อยของอีเมล์ (Email Aliases) ที่มีความหลากหลาย และทำให้เกิดความสะดวกและง่ายดายสำหรับการใช้งานในเวลาติดต่อกับลูกค้าภายนอกด้วย
ตัวอย่างเช่น เราอาจมีอีเมล์ตัวหลักที่มีชื่อยาว จำได้ยาก ซึ่งมีความจำเป็นต้องใช้ อาจจะเพราะเป็นชื่อของบริษัทหรือหน่วยงานนั้นๆ แต่ในกรณีที่เราต้องแจกนามบัตรหรือให้อีเมล์กับลูกค้า ถ้าหากมีชื่อยาวเกินไปก็อาจจะทำให้ลูกค้าจำสับสนได้นั่นเอง
ในกรณีนี้เรายังสามารถสร้าง Email Aliases ให้สั้นลง เพื่อสร้างได้หลากหลายชื่อและทำให้ลูกค้าจดจำได้ง่ายด้วย
10.สามารถเชื่อมต่อได้ทุกอุปกรณ์
ข้อดีของบริการ G Suite คือการออกแบบมาให้รองรับการทำงานบนอุปกรณ์ต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ มือถือ และแอพต่างๆเช่น Apple Mail หรือกระทั่งใช้งาน Microsoft Outlook
ไม่ว่าเจ้าหน้าที่หรือพนักงานจะล็อคอินเข้ามาจากเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ใดๆ ก็ยังคงสามารถใช้งานแอพที่ต้องการได้เหมือนเช่นเดิม
11.เพิ่มโดเมนได้ฟรี
ถ้าหน่วยงานหรือองค์กรของเราได้ชื่อโดเมนใหม่ หรือทำธุรกิจหลายโดเมน เราสามารถเพิ่มโดเมนลงในบัญชีได้ โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ซึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถมีข้อมูลประจำตัวได้หลายโดเมน แล้วใช้การแชร์บริการต่างๆในฐานะองค์กรเดียวได้
12.มีบริการหลังการขาย 24 ชั่วโมง
G Suite มี บริการหลังการขายในแบบ 24 ชั่วโมงทั้ง 7 วัน ไม่ว่าจะในกรณีที่พบปัญหาการใช้งาน ทางผู้ดูแลระบบสามารถติดต่อเพื่อขอรับบริการได้ทั้งจากในหลายช่องทาง ไม่ว่าจะด้วยการโทรศัพท์ ทางการส่งอีเมล์ ไปจนถึงการแชทต่าง ๆ
หรือหากมีข้อสงสัย ทางเรามีบริการที่สามารถติดต่อได้ที่
โดยสรุปแล้ว
แน่นอนว่า บริการทั้งหมดที่กล่าวมานี้ ไม่มีในอีเมล์ฟรีอย่าง Gmail โดยสามารถดูการเปรียบเทียบระหว่าง G Suit และ Gmail ได้ที่ https://blog.metrabyte.cloud/g-suite-better-g-mail/
ดังนั้นสำหรับองค์กรและภาคธุรกิจ เปลี่ยนจากอีเมล์ฟรีมาใช้งาน G Suite กันเถอะครับ
==============================================================================
สำหรับผู้ที่สนใจอยากสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ G Suite สามารถติดต่อทีมงาน Metrabyte Cloud ได้โดยตรงที่ Line : goo.gl/M5d1Xx หรือ Tel. 02-0263-124
และสามารถดูรายละเอียดเบื่องต้น ได้ที่ G suite : https://www.metrabyte.cloud/gsuite.php ครับ
Comments are closed.